Cuando las personas y la visión crean soluciones que dejan huella

A finales de 2019, antes de que la pandemia cambiara nuestras prioridades y rutinas, se llevó a cabo una sesión de team building en nuestra organización. A primera vista, era una dinámica más para alinear equipos. Pero lo que ahí ocurrió fue mucho más profundo: fue el nacimiento de una solución con impacto real, que hasta el día de hoy forma parte del ADN operativo de nuestro negocio.

Durante esa sesión, se sentaron en la misma mesa los equipos del área comercial y del área administrativa, dos áreas que, aunque trabajan por un mismo objetivo, muchas veces operaban con información desalineada. Pronto quedó claro que compartían una preocupación crítica: la falta de visibilidad y control sobre los descuentos y bonificaciones otorgados a los clientes.

El área comercial contaba con cierta autonomía para negociar condiciones como bonificaciones por volumen o pronto pago, pero estas decisiones rara vez se comunicaban de forma oportuna a administración. Así, cuando llegaban los pagos y había diferencias, la conciliación era un caos. El cliente quedaba atrapado en aclaraciones innecesarias, su experiencia se veía afectada y la relación se deterioraba.

Más allá del impacto financiero, el problema afectaba algo más profundo: la confianza.

Fue entonces cuando surgió la idea de crear una plataforma interna que ofreciera orden, trazabilidad, transparencia y gobernanza sobre estos acuerdos. Inicialmente la nombramos COBYD (Control de Bonificaciones y Descuentos), pero justo cuando comenzábamos el desarrollo, el mundo se paralizó por un nuevo término que todos aprendimos a usar: COVID.

La similitud entre ambos nombres generó confusión, bromas internas y la necesidad de replantear la identidad del proyecto. Así, lo rebautizamos como GBD: Gestión de Bonificaciones y Descuentos, un nombre más neutro y con una visión de largo plazo.

Las dificultades que nos empujaron al cambio

Antes de GBD, enfrentábamos retos diarios que consumían recursos, tiempo y relaciones:

• Falta de trazabilidad: No existía una fuente única ni historial claro sobre los descuentos aprobados.

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• Descoordinación entre áreas: Se operaba con versiones distintas de la realidad.

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• Clientes confundidos: Reclamaciones por diferencias en montos pagados y facturados, generando malestar.

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• Distorsión en cuentas por cobrar: Lo que se esperaba cobrar no siempre reflejaba los acuerdos comerciales vigentes.

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• Dependencia de personas clave: Cuando alguien se ausentaba, el conocimiento desaparecía con ellos.

Los beneficios que hoy disfrutamos

Con GBD, todo cambió:

• Contamos con visibilidad en tiempo real de cada bonificación registrada y aprobada.

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• El sistema permite gobierno total del proceso, con flujos de autorización claros y documentados.

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• Hemos reducido los tiempos de aclaración, eliminando roces con clientes y mejorando su experiencia.

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• Existe colaboración real entre áreas, basada en datos compartidos.

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• Se fortaleció la inteligencia de negocio, permitiendo analizar patrones por canal, cliente o región.

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• Hemos profesionalizado el seguimiento de cuentas por cobrar, elevando el nivel operativo y financiero.

GBD y el verdadero ADN digital

GBD no es solo una plataforma. Es un reflejo del estilo con el que nos gusta transformar. Porque este sistema surgió del negocio, no de la tecnología. Y es ahí donde muchas grandes soluciones de mercado —por robustas que sean— no logran penetrar.

Aplicaciones de nicho como SAP ofrecen funcionalidades potentes, sí, pero difícilmente pueden adaptarse a las particularidades de cada negocio sin largos desarrollos o costosas adecuaciones. GBD nació desde la necesidad concreta, con lenguaje compartido entre áreas, y se convirtió en una solución que sí entiende lo que pasa en el día a día.

Aquí es donde ser líder de tecnología exige más que ejecutar. Exige ver más allá de lo establecido, romper con la idea de que todo tiene que venir de fuera, y tener el coraje de crear, con propósito, lo que realmente se necesita.

El valor de recorrer los senderos digitales

Este proyecto es un claro recordatorio de que la transformación digital no empieza con software. Comienza con las personas, se organiza con procesos, y se potencia con tecnología.

Y cuando todo se alinea —personas, procesos y visión—, el impacto es real: se genera valor para el cliente, para el equipo y para la empresa.

Eso es recorrer un sendero digital: abrir caminos donde no los hay, para conectar lo que sí importa. GBD es uno de esos caminos. Y seguirá siéndolo.